التسوية البنكية: مذكرة التسوية وقيودها بمثال عملي

نادراً ما يتطابق رصيد البنك في كشف الحساب مع رصيد البنك في دفاترك في نهاية الشهر. شيك أصدرته ولم يُصرف بعد، تحويل من عميل لم تسجّله، عمولة خصمها البنك دون إشعار. التسوية البنكية هي العملية التي تفسّر هذا الفرق بنداً بنداً، حتى تتأكد أن النقد في دفاترك حقيقي، وتكتشف الأخطاء والتحويلات المجهولة قبل أن تتراكم.

ما هي التسوية البنكية؟

التسوية البنكية هي مقارنة رصيد حساب البنك في دفاتر المنشأة برصيده في كشف الحساب البنكي في التاريخ نفسه، وتحديد أسباب الفرق، ثم تعديل الطرف الذي يحتاج إلى تعديل. ونتيجتها مذكرة التسوية البنكية: مستند يوضح كيف يصل الرصيدان إلى رقم واحد صحيح.

أسباب الفرق بين رصيد البنك ورصيد الدفاتر

القاعدة البسيطة: ما يعرفه البنك ولا تعرفه أنت يُعدَّل في دفاترك بقيد، وما تعرفه أنت ولم يصل إلى البنك بعد يُعدَّل في رصيد البنك داخل المذكرة فقط دون قيد.

مثال عملي: مذكرة تسوية بنكية

في 31 مارس كان رصيد البنك في كشف الحساب 48,500 ريال، ورصيد البنك في دفاتر المنشأة 46,715 ريالاً. وعند المطابقة ظهر التالي:

• إيداع نقدي 6,000 ريال في آخر يوم لم يظهر في الكشف.
• شيك صادر لمورد بـ 7,200 ريال لم يُصرف بعد.
• تحويل من عميل 1,500 ريال ظهر في الكشف ولم يُسجَّل.
• عمولة بنكية 100 ريال وضريبتها 15 ريالاً خصمها البنك.
• شيك من عميل بـ 800 ريال أعاده البنك لعدم كفاية الرصيد.

تساوى الرصيدان المعدلان عند 47,300 ريال، وهو الرصيد الحقيقي للنقد في البنك الذي يظهر في الميزانية.

قيود التسوية البنكية

تُسجَّل في الدفاتر فقط البنود التي تخص جانب الدفاتر:

أما الإيداعات في الطريق والشيكات المعلقة فلا قيد لها؛ ستظهر في كشف الشهر التالي تلقائياً. لكن تابع الشيكات المعلقة لفترة طويلة، فقد تعني شيكاً مفقوداً أو مورداً لم يستلم مستحقه.

خطوات إعداد التسوية البنكية

1. اجمع المستندات: كشف الحساب البنكي للفترة، وحركة حساب البنك في دفتر الأستاذ للفترة نفسها.
2. ابدأ من تسوية الشهر السابق: تأكد أن البنود المعلقة فيها ظهرت في كشف هذا الشهر.
3. طابق الحركات واحدة واحدة: الإيداعات مقابل الإيداعات، والمدفوعات مقابل المدفوعات، وضع علامة على كل حركة متطابقة.
4. صنّف غير المتطابق: في الكشف دون الدفاتر، أو في الدفاتر دون الكشف.
5. أعدّ المذكرة حتى يتساوى الرصيدان المعدلان.
6. سجّل قيود الدفاتر واعتمد المذكرة من شخص غير الذي يسجّل حركة البنك.

إذا لم يتساوَ الرصيدان، ابحث عن مبلغ مسجل مرتين، أو رقمين مقلوبين (فالفرق الذي يقبل القسمة على 9 علامة شائعة على قلب الأرقام)، أو حركة سُجّلت في شهر مختلف.

كم مرة تُعدّ التسوية البنكية؟

شهرياً على الأقل ولكل حساب بنكي، كجزء من الإقفال المحاسبي الشهري. والمنشآت ذات الحركة الكبيرة تطابق أسبوعياً أو يومياً. التسوية المتأخرة تجعل الأخطاء أصعب في التتبع، والتحويلات المجهولة أصعب في النسب إلى أصحابها. وإن كنت تستقبل تحويلات من متاجر إلكترونية، فراجع مطابقة تحويلات سلة وزد.

التسوية البنكية في Excel أم في النظام المحاسبي؟

يمكن إعداد المذكرة في Excel بجدولين متقابلين للكشف والدفاتر. لكن في النظام المحاسبي تكون حركة البنك مسجلة أصلاً من سندات القبض والصرف، فتقتصر المطابقة على وضع العلامات وتسجيل القيود الناقصة، ويبقى أثر كل تسوية محفوظاً للمراجعة. ولفهم أساس هذه القيود راجع القيد المزدوج.

الأسئلة الشائعة

ما هي مذكرة التسوية البنكية؟

مستند يقارن رصيد البنك في الكشف برصيده في الدفاتر في تاريخ واحد، ويعدّل كلاً منهما بالبنود المسببة للفرق حتى يصلا إلى رصيد معدل واحد.

هل الشيكات المعلقة تحتاج قيداً محاسبياً؟

لا، لأنها مسجلة في الدفاتر أصلاً. تُطرح من رصيد البنك داخل المذكرة فقط، وتظهر في كشف الشهر التالي عند صرفها.

ما البنود التي تُسجَّل بقيود بعد التسوية؟

البنود التي ظهرت في كشف البنك ولم تُسجَّل في الدفاتر، مثل العمولات البنكية وتحويلات العملاء والشيكات المرتجعة والفوائد أو الأرباح البنكية.

ماذا أفعل إذا لم يتطابق الرصيدان بعد التسوية؟

راجع الحركات المسجلة مرتين، والأرقام المقلوبة، والحركات المسجلة في فترة مختلفة، وتأكد أن بنود تسوية الشهر السابق ظهرت في الكشف الحالي.

من يجب أن يُعدّ التسوية البنكية؟

يُفضّل أن يعدّها أو يعتمدها شخص غير الذي يسجّل المقبوضات والمدفوعات، كجزء من الفصل بين المهام لحماية النقد.

الخلاصة

التسوية البنكية تحوّل رصيدين مختلفين إلى رقم واحد تثق به. ما يعرفه البنك وحده يُسجَّل في دفاترك، وما تعرفه أنت وحدك ينتظر الكشف القادم. اجعلها عادة شهرية، وستكتشف الأخطاء وهي صغيرة.