دفعت إيجار المحل لسنة كاملة في يناير. هل كان يناير شهراً خاسراً لأن فيه مصروف إيجار سنة؟ وفاتورة كهرباء ديسمبر وصلت في يناير: هل ديسمبر بلا كهرباء؟ الإجابة في أساس الاستحقاق الذي يحمّل كل فترة بمصروفاتها الفعلية، ومنه يأتي مفهوما المصروفات المقدمة والمصروفات المستحقة.
المصروفات المقدمة: دفعت الآن وتستفيد لاحقاً
المصروفات المقدمة (المدفوعة مقدماً) هي مبالغ دُفعت عن فترات مستقبلية لم تُستهلك منفعتها بعد، مثل الإيجار السنوي المدفوع مقدماً، واشتراكات البرامج السنوية، وأقساط التأمين.
- طبيعتها: أصل متداول، لأنها حق في منفعة ستحصل عليها.
- رصيدها: مدين.
- مكانها: ضمن الأصول المتداولة في قائمة المركز المالي.
مثال: إيجار سنوي مدفوع مقدماً
في 1 يناير دفعت منشأة إيجار المكتب لسنة كاملة 60,000 ريال (المثال دون ضريبة للتبسيط):
| التاريخ | الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| 1 يناير: الدفع | إيجار مدفوع مقدماً | 60,000 | — |
| البنك | — | 60,000 | |
| 31 يناير: إثبات مصروف الشهر | مصروف الإيجار | 5,000 | — |
| إيجار مدفوع مقدماً | — | 5,000 |
يتكرر قيد التسوية آخر كل شهر، فيتحمّل كل شهر 5,000 ريال فقط، ويتناقص رصيد الإيجار المقدم إلى 55,000 في نهاية يناير، ثم إلى صفر في نهاية ديسمبر.
المصروفات المستحقة: استفدت الآن وتدفع لاحقاً
المصروفات المستحقة هي مصروفات تخص الفترة الحالية واستُفيد منها، لكنها لم تُدفع ولم تُسجَّل حتى نهاية الفترة، مثل كهرباء الشهر التي تصل فاتورتها لاحقاً، ورواتب آخر أيام الشهر، وأتعاب خدمات مستلمة لم تصل فاتورتها.
- طبيعتها: التزام متداول، لأنها دين على المنشأة.
- رصيدها: دائن.
- مكانها: ضمن الالتزامات المتداولة في قائمة المركز المالي، بينما يظهر المصروف نفسه في قائمة دخل الفترة التي يخصها.
مثال: كهرباء ديسمبر المستحقة
استهلاك الكهرباء في ديسمبر نحو 3,000 ريال، وفاتورته تصل وتُسدَّد في 15 يناير:
| التاريخ | الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| 31 ديسمبر: إثبات الاستحقاق | مصروف الكهرباء | 3,000 | — |
| مصروفات مستحقة | — | 3,000 | |
| 15 يناير: السداد | مصروفات مستحقة | 3,000 | — |
| البنك | — | 3,000 |
هكذا يظهر مصروف الكهرباء في ديسمبر الذي استُهلكت فيه، لا في يناير الذي دُفع فيه. وإن اختلفت الفاتورة الفعلية عن التقدير، يُسجَّل الفرق عند وصولها.
مقارنة سريعة
| المعيار | المصروفات المقدمة | المصروفات المستحقة |
|---|---|---|
| التوقيت | دُفعت قبل الاستفادة | استُفيد منها قبل الدفع |
| التصنيف | أصل متداول | التزام متداول |
| طبيعة الرصيد | مدين | دائن |
| أمثلة | إيجار وتأمين واشتراكات سنوية | كهرباء ورواتب وأتعاب لم تُفوتر |
| قيد التسوية | مدين المصروف، دائن المقدم | مدين المصروف، دائن المستحق |
والإيرادات أيضاً: المقدمة والمستحقة
- إيرادات مقدمة (غير مكتسبة): مبالغ استلمتها قبل تقديم الخدمة، مثل اشتراك سنوي من عميل. هي التزام حتى تقدّم الخدمة.
- إيرادات مستحقة: خدمة قدمتها ولم تُصدر فاتورتها بعد في نهاية الفترة. هي أصل حتى تحصّلها.
أين تظهر في شجرة الحسابات؟
ضع المصروفات المقدمة تحت الأصول المتداولة بحساب فرعي لكل نوع (إيجار مقدم، تأمين مقدم)، والمصروفات المستحقة تحت الالتزامات المتداولة. التفصيل يسهّل المتابعة الشهرية ويوضح البنود عند إعداد الوعاء الزكوي في نهاية السنة. راجع دليل بناء شجرة الحسابات.
لماذا يهمك ذلك كصاحب عمل؟
بدون قيود التسوية سترى أشهراً خاسرة وأخرى رابحة لأسباب لا علاقة لها بأدائك، بل بتوقيت الدفع. وستكون قراراتك مبنية على أرقام مضللة. قيود المقدم والمستحق جزء أساسي من الإقفال الشهري، ومن أسباب الفرق بين الربح والتدفق النقدي.
الأسئلة الشائعة
هل المصروفات المقدمة مدينة أم دائنة؟
مدينة، لأنها أصل متداول يمثل حقاً في منفعة مستقبلية دُفع ثمنها.
هل المصروفات المستحقة مدينة أم دائنة؟
دائنة، لأنها التزام متداول على المنشأة مقابل مصروف استفادت منه ولم تدفعه بعد.
أين تظهر المصروفات المستحقة في القوائم المالية؟
يظهر رصيدها ضمن الالتزامات المتداولة في قائمة المركز المالي، ويظهر المصروف نفسه في قائمة دخل الفترة التي يخصها.
ما قيد إثبات المصروف المقدم في نهاية الشهر؟
مدين حساب المصروف بنصيب الشهر، ودائن حساب المصروف المدفوع مقدماً بالمبلغ نفسه.
ما الفرق بين المصروفات المستحقة والدائنين؟
كلاهما التزام، لكن الدائنين (الموردون) يُسجَّلون بفاتورة مستلمة، بينما المصروف المستحق يُسجَّل بتقدير قبل وصول الفاتورة لتحميل الفترة بمصروفها.
الخلاصة
المقدم دفعته قبل أن تستفيد فهو أصل، والمستحق استفدت منه قبل أن تدفع فهو التزام. وقيود التسوية بينهما هي ما يجعل ربح كل شهر يعكس ما حدث فيه فعلاً.