لو كنت تبيع عبر متجر إلكتروني على سلة أو زد وفي نفس الوقت لديك محل أو مستودع، فأنت تعرف المشكلة: صنف نفد في المتجر بينما النظام يقول إنه متوفر، أو مبيعات المتجر لا تظهر في الحسابات إلا متأخرة، أو مبلغ يصل البنك أقل من المبيعات دون تفسير واضح. في هذا الدليل نشرح كيف تسجّل مبيعات متجرك في نظامك المحاسبي بطريقة منضبطة، مع مثال بالأرقام.
هل يرتبط نظام المتمكن مباشرة مع سلة أو زد؟
لا. لا يوفّر نظام المتمكن المحاسبي حالياً ربطاً مباشراً مع منصتي سلة أو زد، فلا تنتقل الطلبات أو الكميات بين المتجر والنظام تلقائياً. لكن يمكن تنظيم مبيعات المتجر داخل النظام بإجراء دوري واضح، يكفي أغلب المتاجر الصغيرة والمتوسطة ويحافظ على دقة المخزون والحسابات.
ما الذي تحتاج تسجيله من المتجر؟
- المبيعات: قيمة الطلبات المكتملة قبل الضريبة، وضريبة القيمة المضافة عليها.
- الكميات المباعة: لتُخصم من رصيد المخزون نفسه الذي تعتمد عليه في المحل أو المستودع.
- المرتجعات والإلغاءات: وهي أكثر ما يُنسى، ثم يظهر أثره فروقاً في الجرد آخر الشهر.
- رسوم الدفع والمنصة: عمولات بوابات الدفع ورسوم الخدمات، كمصروف مستقل من فواتيرها.
- التحويلات البنكية: ما حوّلته المنصة أو بوابة الدفع فعلياً إلى حسابك.
خطوات تسجيل مبيعات سلة وزد في النظام المحاسبي
- أنشئ مستودعاً مستقلاً للمتجر الإلكتروني إن كنت تخصص له مخزوناً، أو اعتمد مستودعاً واحداً إن كان المحل والمتجر يبيعان من نفس الرف. في نظام المتمكن يمكن إضافة مستودع بتكلفة 300 ريال سنوياً.
- أنشئ حساب عميل باسم المنصة أو بوابة الدفع (مثلاً «مبيعات متجر سلة»)، لتعرف في أي وقت ما تستحقه لدى المنصة ولم يُحوَّل بعد.
- صدّر تقرير الطلبات المكتملة من لوحة المتجر يومياً أو أسبوعياً بحسب حجم طلباتك.
- سجّل فاتورة مبيعات لكل طلب، أو فاتورة مجمّعة للفترة بالأصناف والكميات، على حساب المنصة، فتُخصم الكميات من المستودع وتُسجَّل الضريبة.
- سجّل المرتجعات بإشعارات دائنة تعيد الكمية إلى المخزون وتعكس الإيراد والضريبة.
- عند وصول التحويل سجّل سند قبض بالمبلغ الذي وصل البنك، وسجّل رسوم الدفع والمنصة كمصروف من فاتورتها، ثم تأكد أن رصيد حساب المنصة أصبح صفراً أو يساوي ما لم يُحوَّل بعد.
- حدّث كميات المتجر من رصيد النظام دورياً، خصوصاً للأصناف سريعة الدوران أو المشتركة مع المحل.
مثال عملي: أسبوع مبيعات لمتجر عطور في جدة
| البند | المبلغ (ريال) |
|---|---|
| إجمالي الطلبات المكتملة شاملة الضريبة | 23,000 |
| المبيعات قبل الضريبة | 20,000 |
| ضريبة القيمة المضافة 15% | 3,000 |
| رسوم الدفع والمنصة المخصومة (2% افتراضاً) | (460) |
| المبلغ المحوَّل إلى البنك | 22,540 |
عند تسجيل فاتورة الأسبوع: مدين حساب «مبيعات متجر سلة» 23,000، ودائن إيراد المبيعات 20,000 وضريبة القيمة المضافة المستحقة 3,000، مع خصم الكميات المباعة من مستودع المتجر.
عند وصول التحويل: مدين البنك 22,540 ومصروف رسوم الدفع 460، ودائن حساب «مبيعات متجر سلة» 23,000. إن احتوت فاتورة الرسوم على ضريبة قابلة للاسترداد فسجّلها ضريبة مدخلات. النتيجة: الإيراد والضريبة صحيحان، والرسوم ظاهرة كمصروف لا كنقص غامض في المبيعات، ورصيد المنصة صفر بعد التسوية. ولحساب الضريبة من المبلغ الشامل استخدم حاسبة ضريبة القيمة المضافة.
أخطاء شائعة في تسجيل مبيعات المتجر
- عدم توحيد أكواد الأصناف: إن اختلف كود الصنف بين المتجر والنظام، سيصعب تسجيل الكميات وستنشأ أصناف مكررة. وحّد الأكواد والباركود قبل البدء.
- تسجيل المبيعات بالمبلغ الصافي: تسجيل ما وصل البنك فقط كإيراد يُخفي الرسوم ويُنقص الضريبة المستحقة. سجّل المبيعات بالإجمالي والرسوم كمصروف.
- إهمال المرتجعات: إن لم تُسجَّل بإشعار دائن، فسيتراكم الفرق في المخزون والإيراد شهراً بعد شهر.
- ازدواج الفاتورة الإلكترونية: حدّد مصدراً واحداً لإصدار الفاتورة الضريبية لطلبات المتجر، ولا تُصدرها من المنصة ومن نظامك معاً.
- ترك التسوية لنهاية الشهر: كلما طالت الفترة زادت صعوبة مطابقة التحويلات بالطلبات. التسوية الأسبوعية أسهل بكثير.
ولمتابعة أثر ذلك على أرصدتك راجع كيف تدير مخزونك بدقة وتتجنب الخسائر والفرق بين الجرد الدوري والمستمر.
متى تحتاج ربطاً آلياً بين المتجر والنظام؟
الإجراء اليدوي المنظّم يكفي عادة حين تكون الطلبات بالعشرات يومياً والأصناف محدودة. أما إن كانت الطلبات بالمئات، أو تبيع نفس الصنف في المحل والمتجر بكميات قليلة تنفد بسرعة، فالتحديث الدوري قد لا يمنع البيع بأكثر من المتوفر. في هذه الحالة قيّم حلول الربط المتاحة مع منصة متجرك، وتحقق عملياً من طريقة نقل الطلبات والمرتجعات والكميات قبل الاعتماد عليها.
وإن كنت تبيع في محل ومتجر إلكتروني معاً، فالأسهل ربط الكاشير مع متجر سلة وزد: في Bilrow يصل طلب المتجر فاتورةً إلى محلك ويُخصم من المخزون نفسه الذي يبيع منه الكاشير، وخدمة الربط تُشترى مرة واحدة.
أسئلة شائعة
هل يرتبط نظام المتمكن مع سلة أو زد تلقائياً؟
لا، لا يوجد ربط مباشر حالياً. تُسجَّل مبيعات المتجر في النظام بفواتير دورية لكل طلب أو مجمّعة للفترة، مع مستودع وحساب عميل مخصصين للمتجر.
هل أسجّل كل طلب بفاتورة أم ملخصاً دورياً؟
إن كانت طلباتك قليلة فسجّل كل طلب لتسهيل تتبع العملاء والمرتجعات. وإن كانت كثيرة فالفاتورة المجمّعة اليومية أو الأسبوعية بالأصناف والكميات أعملية، بشرط أن تحدد مصدراً واحداً لإصدار الفواتير الضريبية للعملاء.
كيف أمنع بيع صنف نفد في المحل وما زال ظاهراً في المتجر؟
خصّص كمية محددة للمتجر في مستودع مستقل، وحدّث كميات المتجر من رصيد النظام بانتظام، وأوقف عرض الصنف في المتجر عندما يقترب رصيده من الصفر.
أين أسجّل عمولات بوابة الدفع ورسوم المنصة؟
كمصروف مستقل من فاتورة المنصة أو البوابة عند كل تسوية، لا كخصم من قيمة المبيعات، حتى تبقى الإيرادات والضريبة المستحقة صحيحة.
الخلاصة: مصدر حقيقة واحد حتى بدون ربط
مشكلة البيع عبر قناتين ليست في غياب الربط بل في غياب الإجراء. مستودع وحساب مخصصان للمتجر، وفواتير دورية بالكميات، ومرتجعات مسجّلة، وتسوية أسبوعية للتحويلات والرسوم؛ هذا يكفي لتبقى أرصدتك وأرباحك صحيحة. إن كان نشاطك تجزئة بمحل ومتجر معاً، فاطّلع على نظام المتمكن للتجزئة ونقاط البيع، أو تواصل معنا لمناقشة طريقة التسجيل الأنسب لمتجرك.