يبحث كثيرون عن طريقة عمل فاتورة الكترونية أو كيفية اصدار فاتورة الكترونية ظناً أنها تصميم ملف PDF. في السعودية، الفاتورة الإلكترونية تُنشأ وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة من خلال نظام فوترة متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذا الدليل يشرح خطوات عمل فاتورة ضريبية إلكترونية، واستخراجها، وتعديلها، ورفعها، وإرسالها.
قبل البدء: ما الذي تحتاجه؟
- رقم تسجيل في ضريبة القيمة المضافة (15 رقماً).
- نظام فاتورة إلكترونية متوافق؛ برامج Word وExcel ومواقع تصميم الفواتير لا تكفي.
- إن كانت منشأتك ضمن المرحلة الثانية: ربط النظام مع منصة فاتورة.
خطوات إصدار فاتورة إلكترونية
- أدخل بيانات منشأتك مرة واحدة: الاسم والعنوان والرقم الضريبي والسجل التجاري.
- أنشئ فاتورة جديدة: اختر نوعها: فاتورة ضريبية (للمنشآت) أو فاتورة ضريبية مبسطة (للأفراد).
- اختر العميل: وأدخل رقمه الضريبي إن كان منشأة مسجلة.
- أضف الأصناف: الكمية والسعر والخصم، ويحسب النظام ضريبة القيمة المضافة والإجماليات.
- احفظ واعتمد: يولّد النظام رقماً تسلسلياً ورمز QR ومعرّفاً فريداً.
- الرفع إلى منصة فاتورة: في المرحلة الثانية يرسل النظام الفاتورة الضريبية للاعتماد، والمبسطة للإبلاغ، تلقائياً.
- أرسل الفاتورة للعميل: مطبوعة أو بالبريد أو واتساب بصيغة PDF.
كيفية استخراج فاتورة إلكترونية سابقة
تُستخرج الفاتورة من سجل الفواتير في نظامك بالبحث برقمها أو تاريخها أو اسم العميل، ثم طباعتها أو تنزيلها. احتفظ بسجلاتك الإلكترونية طوال مدة الحفظ النظامية.
هل يمكن تعديل فاتورة إلكترونية؟
لا تُعدَّل الفاتورة الإلكترونية ولا تُحذف بعد إصدارها. إن وُجد خطأ في المبلغ أو الكمية أو أُرجعت بضاعة، يُصدر إشعار دائن (لتخفيض المبلغ) أو إشعار مدين (لزيادته) مرتبط بالفاتورة الأصلية.
كيفية رفع الفاتورة الإلكترونية إلى منصة فاتورة
الرفع لا يتم يدوياً فاتورة بفاتورة؛ النظام المرتبط يرسلها عبر واجهة الربط. لذلك تحقق أن برنامجك يدعم الربط، وأن حالة كل فاتورة ظاهرة لك (مقبولة، أو مقبولة مع تحذير، أو مرفوضة) لتصحيحها سريعاً.
أخطاء شائعة عند عمل فاتورة إلكترونية
- إصدار الفاتورة من قالب Excel أو موقع تصميم ثم اعتبارها إلكترونية.
- كتابة الرقم الضريبي للعميل خطأ؛ تحقق منه أولاً.
- حذف فاتورة خاطئة بدل إصدار إشعار دائن.
مثال: فاتورة ضريبية إلكترونية بالأرقام
منشأة تبيع لعميل مسجّل في الضريبة صنفين:
| الصنف | الكمية | سعر الوحدة | قبل الضريبة | الضريبة 15% | الإجمالي |
|---|---|---|---|---|---|
| كرسي مكتب | 10 | 150 | 1,500 | 225 | 1,725 |
| طاولة اجتماعات | 2 | 900 | 1,800 | 270 | 2,070 |
| المجموع | 3,300 | 495 | 3,795 ريال |
يحسب النظام هذه المبالغ تلقائياً عند إدخال الكمية والسعر، ويضع الرقم التسلسلي ورمز QR، ثم يرسل الفاتورة للاعتماد في المرحلة الثانية. ولحساب الضريبة على أي مبلغ استخدم حاسبة ضريبة القيمة المضافة.
البيانات الإلزامية في الفاتورة الضريبية والمبسطة
| البيان | الفاتورة الضريبية | الفاتورة المبسطة |
|---|---|---|
| عنوان «فاتورة ضريبية» أو «فاتورة ضريبية مبسطة» | نعم | نعم |
| رقم تسلسلي وتاريخ الإصدار | نعم | نعم |
| اسم البائع وعنوانه ورقمه الضريبي | نعم | نعم |
| اسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي | نعم | لا يلزم |
| وصف الأصناف والكميات والأسعار | نعم | نعم |
| الضريبة لكل بند ومجموعها | نعم | يكفي المجموع شاملاً الضريبة |
| رمز QR | نعم | نعم |
القائمة الكاملة بحسب اللائحة في شروط الفاتورة الضريبية في السعودية.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين الفاتورة الضريبية الإلكترونية والمبسطة؟
الضريبية تُصدر بين المنشآت وتحمل بيانات المشتري الضريبية، والمبسطة تُصدر للأفراد غالباً. التفاصيل في شروط الفاتورة الضريبية.
هل يوجد موقع فاتورة إلكترونية مجاني؟
بعض المواقع تصمم فاتورة بشكل جميل لكنها لا تحقق متطلبات الفوترة الإلكترونية. اقرأ ما الذي يقدمه المجاني فعلاً.
هل يجوز إصدار الفاتورة بخط اليد؟
لا. منذ 4 ديسمبر 2021 يُمنع إصدار الفواتير الضريبية بخط اليد أو ببرامج غير متوافقة مع متطلبات الفوترة الإلكترونية.
بأي صيغة أرسل الفاتورة للعميل؟
يمكن إرسالها مطبوعة أو PDF للعرض. وفي المرحلة الثانية تُشارك الفاتورة الضريبية بصيغة XML أو PDF/A-3 مضمّن فيه ملف XML، وهو ما يصدره النظام المتوافق تلقائياً.