يحتاج كل مكتب ومحل وموقع مشروع إلى نقد صغير في متناول اليد: مواصلات، ضيافة، قرطاسية، إصلاح عاجل. هذه المبالغ تُسلَّم عادة لموظف كـعهدة مالية، ثم تُسوّى بالفواتير. وإذا لم تُضبط، تصبح العهدة أكثر بنود المنشأة ضبابية: مبالغ تُصرف دون مستندات، وأرصدة لا يعرف أحد أين ذهبت.
ما هي العهدة المالية؟
العهدة المالية (أو النثرية) مبلغ نقدي تسلّمه المنشأة لموظف مسؤول لتغطية المصروفات الصغيرة المتكررة، ويبقى الموظف مسؤولاً عنه حتى يقدّم ما يثبت صرفه أو يعيد المتبقي. وتختلف عن العهدة العينية مثل جهاز الحاسب أو السيارة، التي يُسأل عنها الموظف دون أن تُصرف.
نظام السلفة المستديمة: الطريقة الأكثر انضباطاً
في نظام السلفة المستديمة تحدد المنشأة سقفاً ثابتاً للعهدة، مثل 5,000 ريال. يصرف الموظف منه، ثم يقدّم الفواتير، فيُعوَّض بمبلغ ما صرفه بالضبط، لتعود العهدة إلى سقفها. وفي أي لحظة يجب أن يساوي النقد المتبقي + الفواتير غير المسوّاة = سقف العهدة. هذه المعادلة وحدها تكشف أي نقص.
مثال عملي: صرف العهدة وتسويتها
1. صرف العهدة
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| عهدة الموظف (أحمد) | 5,000 | — |
| البنك | — | 5,000 |
2. المصروفات خلال الشهر
| المصروف | المبلغ قبل الضريبة | الضريبة | الإجمالي |
|---|---|---|---|
| مواصلات (دون فاتورة ضريبية) | 800 | — | 800 |
| قرطاسية ومستلزمات مكتبية | 1,000 | 150 | 1,150 |
| ضيافة (دون فاتورة ضريبية) | 600 | — | 600 |
| صيانة مكيف | 1,200 | 180 | 1,380 |
| الإجمالي | 3,600 | 330 | 3,930 |
عند الجرد وُجد مع الموظف 1,020 ريالاً نقداً، والمتوقع 5,000 − 3,930 = 1,070. العجز 50 ريالاً دون مستند.
3. قيد تسوية العهدة
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف مواصلات | 800 | — |
| مصروف قرطاسية | 1,000 | — |
| مصروف ضيافة | 600 | — |
| مصروف صيانة | 1,200 | — |
| ضريبة القيمة المضافة على المشتريات | 330 | — |
| ذمم الموظفين (عجز العهدة) | 50 | — |
| عهدة الموظف (أحمد) | — | 3,980 |
أصبح رصيد العهدة 5,000 − 3,980 = 1,020 ريالاً، يطابق النقد الموجود فعلاً. والعجز سُجّل ديناً على الموظف إلى أن يُسوّى وفق سياسة المنشأة، بدل أن يختفي داخل المصروفات.
4. تعويض العهدة إلى سقفها
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| عهدة الموظف (أحمد) | 3,980 | — |
| البنك | — | 3,980 |
عادت العهدة إلى 5,000 ريال لدورة جديدة.
ضريبة القيمة المضافة في فواتير العهدة
لا تُخصم ضريبة المدخلات إلا إذا توفرت فاتورة ضريبية مستوفية للشروط باسم المنشأة وأرقامها. أما المصروفات دون فاتورة ضريبية فتُسجَّل بإجماليها مصروفاً. لذلك درّب الموظف المسؤول على طلب الفاتورة الضريبية عند كل مشتريات، فالضريبة المفقودة تكلفة حقيقية. راجع شروط الفاتورة الضريبية.
سياسة عهدة مالية منضبطة في 7 نقاط
- سقف مكتوب لكل عهدة يناسب حجم المصروفات الفعلي.
- حد أعلى للمصروف الواحد، وما فوقه يمر عبر أمر شراء ومورد.
- مستند لكل ريال: فاتورة أو إيصال، وإلا فهو عجز.
- تسوية دورية أسبوعية أو شهرية أو عند استهلاك نسبة من السقف.
- جرد مفاجئ من شخص غير المسؤول عن العهدة.
- لا تُخلط العهدة بالمال الشخصي ولا تُستخدم للسلف.
- تصفية العهدة عند الإجازة الطويلة أو ترك العمل قبل صرف المستحقات النهائية.
العهدة في النظام المحاسبي
افتح حساباً مستقلاً لكل موظف عهدة تحت الأصول المتداولة في دليل الحسابات، وسجّل الصرف بسند صرف والتسوية بقيد مرفق به الفواتير. بهذا يظهر رصيد كل عهدة في أي لحظة، ويصبح كشف حساب الموظف مرجعاً عند المراجعة وعند الإقفال الشهري.
الأسئلة الشائعة
ما هي العهدة المالية؟
مبلغ نقدي تسلمه المنشأة لموظف مسؤول لتغطية المصروفات الصغيرة، ويبقى مسؤولاً عنه حتى يقدم مستندات الصرف أو يعيد المتبقي.
ما هو قيد صرف العهدة؟
مدين حساب عهدة الموظف، ودائن البنك أو الصندوق بالمبلغ المسلّم.
ما هو قيد تسوية العهدة؟
مدين حسابات المصروفات بقيمتها وضريبة المدخلات القابلة للخصم، ودائن حساب عهدة الموظف بإجمالي ما صُرف، ويُسجَّل أي عجز غير مبرر ديناً على الموظف.
ما هو نظام السلفة المستديمة؟
نظام تُحدد فيه العهدة بسقف ثابت، ويُعوَّض الموظف عند كل تسوية بمبلغ ما صرفه بالضبط، فتعود العهدة إلى سقفها.
كيف أعالج عجز العهدة؟
يُسجَّل العجز غير المبرر في حساب ذمم الموظفين، ثم يُسوّى وفق سياسة المنشأة ونظام العمل، ولا يُدمج في المصروفات دون مستند.
الخلاصة
العهدة المالية مال صغير يضيع بسهولة إن غابت القواعد. سقف ثابت، ومستند لكل ريال، وتسوية دورية بقيد واضح، ومعادلة واحدة تكشف أي نقص: النقد المتبقي + الفواتير = سقف العهدة.
1 تعليق